关于档案整理归档相关问题的通知

院属各部门：

为进一步规范我院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和充分利用档案，根据《高等学校档案管理办法 》（中华人民共和国教育部令第27号）之规定，结合我院实际，现将我院档案整理归档相关问题通知如下：

一、高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

二、我院自2002年搬迁至省体育中心办学以来，办学规模迅速扩大，办学实力显著增强，随之产生了大量有保存价值的档案材料；受各种因素影响，学院目前各种档案材料尚未进行全面、系统的整理归档，与档案管理规范化、现代化和高效化的要求不相适应。根据上级检查要求，结合学院正规化建设需要，特开展此次全院范围内的档案整理归档工作。根据部门工作分工，现由院长办公室档案科负责此次全院范围内的档案整理归档工作。

三、此次档案材料的归档范围：

(一)党群类：主要包括党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。

(二)行政类：主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行 。

(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)出版物类：主要包括学院编辑出版的学报、其他学术刊物及本院出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(九) 外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学的材料。

(十) 财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

四、归档材料的具体要求

归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。学院各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学院档案科移交。

（学院原来规定的各部门代管档案暂不列入此次移交范围）。

归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。

个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

五、档案材料的归档时间

(一)学院各部门07至08学年以前（含）的档案材料应当在2009年9月29日18时之前归档；

(二)各系( 校区)07至08学年以前（含）的档案材料应当在2009年9月30日12时之前归档；

(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

六、档案材料的归档方式

院长办公室档案科负责接收院属各部门归档的档案材料，请提前一天联系。联系人：曲勇军　联系电话：63631506

二OO九年九月二十五日